Responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado en Madrid

Descubrir que un trabajador ha utilizado nuestra empresa para engañar a clientes, proveedores o terceros plantea inmediatamente una cuestión muy seria: ¿cuál es la responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado?

La respuesta no es automática. Que un trabajador cometa un delito mientras forma parte de una empresa no significa por sí solo que la sociedad vaya a ser condenada penalmente. Debemos analizar quién cometió los hechos, qué función desempeñaba, si actuó por cuenta y en beneficio directo o indirecto de la compañía, qué controles existían y qué relación tuvo la actividad delictiva con sus funciones.

En Bufete Paredes & Asociados somos abogados penalistas en Madrid especializados en delitos económicos y responsabilidad penal de las personas jurídicas. Cuando una empresa se enfrenta a un posible fraude interno analizamos desde el primer momento dos escenarios muy diferentes: que la sociedad pueda verse investigada por los actos del empleado o que sea la propia empresa quien haya resultado perjudicada y deba actuar contra el trabajador.

Cuándo existe responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado

El punto de partida está en el artículo 31 bis del Código Penal.

La legislación española permite exigir responsabilidad penal directamente a determinadas personas jurídicas, pero únicamente en los supuestos y bajo las condiciones previstas expresamente en el Código Penal.

Delitos cometidos por representantes o personas con poder de decisión

La primera vía afecta a delitos cometidos, en nombre o por cuenta de la persona jurídica y en su beneficio directo o indirecto, por representantes legales o por personas autorizadas para tomar decisiones en nombre de la organización o que tengan facultades de organización y control.

Cuando el posible autor ocupa una posición directiva debemos analizar de forma especialmente cuidadosa qué funciones ejercía realmente dentro de la sociedad.

Delitos cometidos por empleados subordinados

El régimen es diferente cuando hablamos de trabajadores sometidos a la autoridad de esas personas.

En estos casos, para poder atribuir responsabilidad penal a la empresa, el artículo 31 bis exige que el delito se haya cometido:

• En el ejercicio de actividades sociales.
• Por cuenta de la empresa.
• En su beneficio directo o indirecto.
• Y que haya podido cometerse por haberse incumplido gravemente los deberes de supervisión, vigilancia y control atendiendo a las circunstancias concretas.

Por tanto, la mera existencia de una estafa cometida por un empleado no convierte automáticamente a la empresa en responsable penal.

La falta de controles debe ser relevante

Otro matiz importante es que la norma no habla simplemente de cualquier error de supervisión.

Cuando el delito procede de un subordinado, debemos estudiar si existió un incumplimiento grave de los deberes de supervisión, vigilancia y control.

Este análisis depende de la actividad empresarial, del puesto ocupado por el trabajador, del riesgo existente y de los mecanismos de control que razonablemente podían exigirse.

Qué significa que el empleado actúe en beneficio de la empresa

No basta con que el delito se produzca físicamente dentro de la oficina, utilizando un ordenador corporativo o durante la jornada laboral.

La ley exige una conexión adicional con la empresa.

Beneficio directo

Puede existir cuando la conducta está orientada directamente a conseguir una ventaja para la sociedad.

Por ejemplo, si un comercial engaña deliberadamente a clientes para conseguir operaciones cuyos ingresos terminan en la empresa, debemos analizar si los hechos se realizaron en beneficio de la organización.

Beneficio indirecto

La ventaja no tiene por qué consistir necesariamente en un ingreso inmediato.

Puede existir una expectativa o capacidad objetiva de obtener otro tipo de ventaja empresarial.

Sin embargo, debemos acreditar esa conexión. No consideramos correcto afirmar que cualquier delito cometido dentro de la actividad de la empresa cumple automáticamente este requisito.

Cuando el trabajador actúa exclusivamente contra la empresa

La situación cambia sustancialmente cuando el empleado utiliza su posición para apropiarse de dinero de la propia sociedad, desviar cobros o perjudicarla para obtener un beneficio exclusivamente personal.

En ese escenario podemos encontrarnos ante una empresa que es víctima del delito y no ante una conducta realizada en su beneficio.

Responsabilidad penal y responsabilidad civil no son lo mismo

Para analizar correctamente la responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado debemos separar la responsabilidad penal de la responsabilidad civil.

Responsabilidad penal de la sociedad

Supone atribuir el delito a la propia persona jurídica conforme al régimen del artículo 31 bis.

La estafa es uno de los delitos para los que el Código Penal contempla expresamente responsabilidad penal de las personas jurídicas.

Responsabilidad civil cuando la empresa también es condenada penalmente

Si una persona jurídica resulta penalmente responsable, el artículo 116 del Código Penal establece también su responsabilidad civil en los términos previstos legalmente, de forma solidaria con las personas físicas condenadas por los mismos hechos.

Responsabilidad civil subsidiaria del artículo 120.4

Existe además un régimen diferente.

El artículo 120.4 establece la responsabilidad civil subsidiaria de las personas naturales o jurídicas dedicadas a cualquier género de industria o comercio por los delitos cometidos por sus empleados, dependientes, representantes o gestores en el desempeño de sus obligaciones o servicios.

Esta responsabilidad puede existir aunque no concurran los presupuestos necesarios para condenar penalmente a la propia sociedad.

La conexión con las funciones del empleado sigue siendo importante

La empresa no responde civilmente de cualquier delito que un trabajador pueda cometer simplemente porque forme parte de su plantilla.

Debemos estudiar la conexión entre los hechos y las obligaciones, servicios o funciones que desarrollaba.

También puede existir una reclamación civil fuera del procedimiento penal

El Código Civil contempla igualmente la responsabilidad de los dueños o directores de establecimientos o empresas por determinados daños causados por sus dependientes en el servicio de las funciones encomendadas o con ocasión de ellas.

La vía aplicable dependerá de cómo se haya producido el perjuicio, de contra quién queramos dirigir la reclamación y de si existe o no un procedimiento penal.

Por eso no recomendamos tratar como equivalentes la responsabilidad penal de la empresa, la responsabilidad civil subsidiaria derivada del delito y una eventual responsabilidad civil extracontractual.

Qué sanciones puede recibir una empresa condenada por estafa

Cuando una persona jurídica resulta responsable penalmente de un delito de estafa, el artículo 251 bis establece un régimen específico de multas.

Multa vinculada a la cantidad defraudada

Dependiendo de la pena prevista para el delito cometido por la persona física, la multa de la persona jurídica puede situarse entre el doble y el cuádruple o entre el triple y el quíntuple de la cantidad defraudada.

Pueden imponerse otras penas

Además de la multa, y atendiendo a las reglas legales de individualización, los tribunales pueden valorar otras penas previstas para las personas jurídicas.

Entre ellas pueden encontrarse:

• Disolución de la persona jurídica.
• Suspensión temporal de actividades.
• Clausura temporal de locales o establecimientos.
• Prohibición temporal o definitiva de realizar determinadas actividades.
• Inhabilitación para obtener subvenciones o ayudas públicas.
• Prohibición de contratar con el sector público.
• Intervención judicial en los supuestos previstos legalmente.

No todas estas consecuencias se imponen automáticamente. El tribunal debe atender, entre otros factores, a la necesidad de prevenir la continuidad delictiva y a las consecuencias económicas y sociales de la medida.

Cómo puede protegernos un programa de compliance penal

Un modelo de prevención eficaz puede tener una importancia decisiva en la responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado.

Pero no basta con comprar un manual o disponer de documentos que nadie aplica.

Compliance cuando el delito lo comete un empleado subordinado

Si el delito ha sido cometido por una persona subordinada, el Código Penal permite la exención cuando, antes de los hechos, hemos adoptado y ejecutado eficazmente un modelo de organización y gestión adecuado para prevenir delitos de la misma naturaleza o reducir significativamente su riesgo.

Qué debe contener el modelo

Entre otros elementos, el artículo 31 bis exige que los modelos:

• Identifiquen las actividades donde puedan cometerse los delitos que queremos prevenir.
• Establezcan protocolos de adopción y ejecución de decisiones.
• Incluyan una adecuada gestión de los recursos financieros.
• Impongan el deber de informar de riesgos e incumplimientos.
• Incorporen un sistema disciplinario.
• Sean revisados periódicamente y actualizados cuando cambien los riesgos o la organización.

No todas las pequeñas empresas necesitan un órgano independiente de compliance

Este es otro punto que conviene matizar.

En las personas jurídicas de pequeñas dimensiones que pueden presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, el Código Penal permite que las funciones de supervisión sean asumidas directamente por el órgano de administración.

Por tanto, no afirmamos que cualquier pyme necesite necesariamente un compliance officer independiente para que su modelo pueda tener eficacia penal.

El programa debe funcionar realmente

Cuando diseñamos una estrategia de defensa revisamos qué controles existían sobre el papel y cuáles se aplicaban en la práctica.

Una política interna que nadie conoce, no se supervisa o se incumple sistemáticamente tendrá mucho menos valor que un sistema implantado, documentado y revisado.

Qué ocurre si no teníamos compliance antes de descubrir el fraude

No disponer de un modelo previo no significa que debamos permanecer pasivos después de detectar los hechos.

Podemos colaborar con la investigación

El Código Penal contempla como posible circunstancia atenuante que la persona jurídica colabore aportando pruebas nuevas y decisivas para esclarecer las responsabilidades penales.

Podemos reparar o disminuir el daño

La reparación o reducción del perjuicio antes del juicio oral también puede ser valorada como atenuante en los términos previstos legalmente.

Podemos implantar medidas eficaces después de los hechos

Establecer antes del juicio oral medidas eficaces para prevenir y descubrir futuros delitos constituye otra de las circunstancias atenuantes expresamente previstas.

Eso no equivale a conseguir automáticamente una exoneración completa, pero puede resultar relevante para la responsabilidad de la sociedad.

Las atenuantes no reducen automáticamente la pena a la mitad

No existe una regla que permita afirmar de manera general que cualquiera de estas actuaciones reducirá siempre la multa exactamente a la mitad o excluirá necesariamente otras penas.

Debemos valorar su efecto conforme a las reglas de individualización aplicables al caso.

Qué hacemos cuando un empleado actúa fuera de sus funciones

La extralimitación del trabajador puede ser un elemento muy importante, pero debemos analizarla cuidadosamente.

No toda extralimitación rompe automáticamente la responsabilidad civil

En materia de responsabilidad civil subsidiaria, los tribunales han interpretado de forma amplia la relación entre la conducta y las funciones desarrolladas.

Puede resultar relevante la apariencia creada frente al cliente, el acceso que la empresa proporcionó al trabajador y la conexión entre el fraude y la actividad que normalmente desempeñaba.

Ejemplo de utilización de la apariencia empresarial

Imaginemos que un trabajador utiliza correo corporativo, documentación oficial, la marca de la empresa y su posición comercial para conseguir que un cliente entregue dinero a una cuenta controlada por él.

Aunque internamente no estuviera autorizado para apropiarse de esos fondos, debemos analizar si actuó aprovechando las funciones y apariencia que la propia organización le permitía mostrar frente a terceros.

Un delito completamente ajeno al trabajo plantea un escenario distinto

Si el comportamiento no tiene ninguna conexión relevante con sus funciones, servicios o actividad empresarial, la imputación a la sociedad puede ser mucho más difícil.

Qué ocurre si el empleado estafa a nuestra propia empresa

Este supuesto merece un análisis separado.

Cuando un empleado manipula facturas, desvía transferencias, utiliza tarjetas corporativas, se apropia de cobros o realiza otras conductas destinadas a obtener dinero de la propia compañía, podemos ser nosotros quienes hayamos sufrido el delito.

La empresa puede actuar como perjudicada

Podemos denunciar o formular querella y, cuando proceda, personarnos como acusación particular para reclamar el daño causado.

La conducta puede tener distintas calificaciones penales

No todo fraude interno será necesariamente una estafa.

Dependiendo de cómo se produzcan los hechos podemos tener que analizar delitos como:

• Estafa.
• Apropiación indebida.
• Administración desleal.
• Falsedad documental.
• Delitos informáticos.
• Otros delitos patrimoniales o económicos.

Debemos coordinar la estrategia penal y laboral

Que existan indicios de delito no significa que podamos descuidar la legislación laboral.

La empresa debe analizar separadamente qué medidas puede adoptar frente al trabajador y cómo documentarlas correctamente.

Qué debemos hacer en las primeras horas después de descubrir el fraude

En nuestra experiencia, la reacción inicial puede condicionar gran parte del procedimiento posterior.

Preservamos la prueba antes de tomar decisiones precipitadas

Debemos conservar legalmente toda la información corporativa relevante:

• Correos profesionales.
• Contratos.
• Facturas.
• Registros de acceso.
• Movimientos bancarios.
• Documentación comercial.
• Conversaciones corporativas.
• Autorizaciones internas.
• Registros contables.

La preservación debe realizarse respetando también los límites laborales, de protección de datos y de privacidad aplicables.

Evitamos destruir o alterar documentación

Modificar archivos, eliminar mensajes o reconstruir documentos posteriormente puede perjudicar seriamente la credibilidad de la prueba.

Limitamos accesos cuando existe un riesgo real

Dependiendo del caso puede ser necesario revisar credenciales, facultades de disposición, accesos bancarios o permisos informáticos para evitar que continúe el perjuicio.

Investigamos internamente con una estrategia jurídica

No recomendamos empezar a interrogar informalmente a todos los trabajadores sin haber definido previamente cómo preservaremos la prueba y cómo utilizaremos posteriormente esa información.

Revisamos las pólizas de seguro

Algunas empresas disponen de seguros de crimen, fidelidad de empleados, ciberriesgo o determinadas coberturas de responsabilidad.

Debemos revisar condiciones, exclusiones y plazos de comunicación antes de concluir que el siniestro está o no cubierto.

Denuncia o querella contra el trabajador

Cuando la empresa es perjudicada podemos valorar cuál es el instrumento procesal más adecuado.

Denuncia

Permite poner los hechos en conocimiento de las autoridades y aportar la documentación disponible.

Querella

La querella nos permite constituirnos formalmente como parte acusadora desde el inicio.

Esto puede resultar especialmente interesante en procedimientos complejos donde queremos impulsar diligencias, participar activamente en la investigación y reclamar responsabilidades económicas.

La querella no es automáticamente superior en todos los casos

Analizamos la cuantía, complejidad, prueba disponible, riesgo patrimonial y demás circunstancias antes de recomendar una estrategia.

Podemos solicitar medidas para asegurar el patrimonio del empleado

Si el fraude ha causado un perjuicio económico importante también debemos estudiar desde el inicio cómo proteger la futura recuperación.

Investigación patrimonial

Podemos interesar diligencias dirigidas a localizar cuentas, bienes, sociedades y otros activos cuando resulten pertinentes para el procedimiento.

Medidas cautelares

El órgano judicial puede acordar medidas destinadas a asegurar las responsabilidades pecuniarias cuando concurran los presupuestos legales.

La personación como acusación particular nos permite solicitar activamente las actuaciones que consideremos justificadas, aunque la decisión corresponde siempre al órgano judicial.

Despido disciplinario después de un fraude interno

Cuando un empleado ha defraudado a nuestra propia empresa o ha utilizado su posición para cometer actos incompatibles con la relación laboral, debemos valorar también la vía disciplinaria.

Transgresión de la buena fe y abuso de confianza

El artículo 54 del Estatuto de los Trabajadores contempla expresamente como incumplimiento contractual la transgresión de la buena fe contractual y el abuso de confianza en el desempeño del trabajo.

Una conducta fraudulenta puede encajar en este supuesto si alcanza la gravedad necesaria.

La carta de despido debe estar correctamente preparada

El despido disciplinario debe notificarse por escrito y hacer constar los hechos que lo motivan y la fecha en que tendrá efectos, sin perjuicio de otras formalidades que puedan resultar aplicables.

Los plazos disciplinarios pueden ser muy cortos

El Estatuto de los Trabajadores establece para las faltas muy graves un plazo de sesenta días desde que la empresa conoce su comisión y, con carácter general, un límite de seis meses desde que se cometieron.

El cómputo puede plantear cuestiones específicas cuando estamos ante conductas continuadas u ocultadas, por lo que recomendamos analizarlo inmediatamente y no retrasar la estrategia laboral.

El despido no elimina otras responsabilidades

Despedir al trabajador no extingue por sí solo la posible responsabilidad civil o penal que pueda discutirse respecto de la sociedad.

Son planos jurídicos diferentes.

Puede la empresa reclamar daños y perjuicios al empleado

Si somos nosotros quienes hemos sufrido el fraude, podemos reclamar las consecuencias económicas derivadas del delito.

Responsabilidad civil dentro del proceso penal

La comisión de un delito puede generar obligación de restituir, reparar o indemnizar el daño causado.

Podemos ejercer esta reclamación dentro del procedimiento penal cuando resulte procedente.

Debemos acreditar el perjuicio

No basta con afirmar que el fraude dañó a la empresa.

Necesitamos cuantificar y demostrar el daño económicamente reclamado.

El lucro cesante exige prueba

Si reclamamos beneficios que supuestamente dejamos de obtener, debemos acreditar que existe una relación causal suficiente y que la cantidad reclamada no es meramente hipotética.

Qué ocurre con la responsabilidad de la empresa frente a los clientes estafados

Esta es una de las partes más delicadas de la responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado.

Podemos encontrarnos con una empresa que no conocía el fraude y que también se considera perjudicada, mientras los clientes reclaman que la sociedad responda económicamente.

Debemos estudiar la relación entre las funciones del trabajador y el fraude

Si el empleado actuó precisamente aprovechando las funciones, medios y confianza que la empresa le había atribuido, puede existir un riesgo importante de responsabilidad civil subsidiaria.

Que la dirección desconociera el fraude no resuelve por sí solo la cuestión civil

La responsabilidad civil del artículo 120.4 tiene un régimen diferente de la responsabilidad penal corporativa.

Por ello podemos conseguir que la sociedad no sea condenada penalmente y, aun así, tener que discutir una posible responsabilidad civil.

Si la sociedad es penalmente responsable el escenario cambia

Cuando la propia persona jurídica resulta condenada penalmente, su responsabilidad civil derivada del delito se plantea en los términos del artículo 116 del Código Penal.

Errores que recomendamos evitar después de descubrir una estafa interna

Despedir inmediatamente sin preservar antes la prueba

La reacción laboral puede ser necesaria y urgente, pero debemos asegurarnos de no perder documentación esencial.

Borrar correos o modificar registros

Intentar “limpiar” el problema puede destruir pruebas que después necesitamos para nuestra propia defensa.

Contactar con clientes sin una estrategia

Una comunicación precipitada puede generar contradicciones o reconocimientos innecesarios.

Afirmar públicamente que toda responsabilidad es del empleado

Antes de conocer exactamente cómo operaba, qué controles existían y qué ocurrió frente a terceros, recomendamos evitar conclusiones absolutas.

Ocultar información a nuestros propios abogados

Para diseñar correctamente la defensa necesitamos conocer también los hechos que puedan resultar desfavorables para la compañía.

Qué controles pueden reducir el riesgo de fraude interno

La prevención no consiste únicamente en disponer de un documento de compliance.

Segregación de funciones

No recomendamos que una única persona pueda crear un proveedor, autorizar una factura y ejecutar el pago sin controles adicionales cuando el nivel de riesgo lo justifica.

Doble autorización en operaciones sensibles

Determinadas transferencias, modificaciones de cuentas bancarias o pagos extraordinarios pueden someterse a controles adicionales.

Control de accesos

Cada trabajador debería disponer únicamente de los permisos que necesita para desempeñar sus funciones.

Revisión de conflictos de interés

Debemos contar con mecanismos para detectar relaciones entre empleados, proveedores, intermediarios y sociedades vinculadas cuando puedan generar riesgos.

Canal interno de información

Un sistema de comunicación de irregularidades puede permitir detectar conductas antes de que el perjuicio sea mayor.

Revisión periódica del modelo

Los riesgos cambian cuando crecemos, abrimos mercados, incorporamos nuevos sistemas o modificamos la estructura interna.

Por eso el compliance debe actualizarse.

Situaciones empresariales donde debemos extremar los controles

No afirmamos que determinados sectores sufran necesariamente más estafas que otros sin datos que lo acrediten.

Sin embargo, existen actividades donde ciertos puestos permiten gestionar dinero, documentación o información especialmente sensible.

Empresas financieras y de inversión

Trabajadores con acceso a fondos, cuentas o instrucciones de clientes requieren sistemas de autorización y trazabilidad adecuados.

Inmobiliarias

La gestión de reservas, arras, depósitos y cobros puede generar riesgos si una única persona tiene una capacidad excesiva para recibir o redirigir fondos.

Gestorías, asesorías y despachos profesionales

La confianza del cliente y el acceso a documentación, certificados o información financiera hacen especialmente importante delimitar funciones y controles.

Empresas tecnológicas

Administradores de sistemas y trabajadores con privilegios elevados pueden tener acceso a bases de datos, credenciales o sistemas de pago.

Empresas con comerciales que cobran o contratan en nombre de la sociedad

Debemos definir claramente qué facultades tiene cada persona y qué controles existen sobre precios, contratos y cobros.

Cómo trabajamos estos asuntos en Bufete Paredes & Asociados

Cuando una empresa llega a nosotros después de descubrir un fraude interno, empezamos determinando cuál es su posición jurídica real.

En Bufete Paredes & Asociados contamos con experiencia en responsabilidad penal de personas jurídicas, delitos económicos y procedimientos empresariales complejos. Esto nos permite analizar simultáneamente la posible exposición de la sociedad y las acciones que puede ejercer frente al empleado responsable.

Revisamos qué funciones tenía el trabajador, qué controles existían, quién conocía los hechos, si la sociedad obtuvo algún beneficio y qué relación existe entre la estafa y la actividad empresarial.

También analizamos la documentación de compliance, protocolos internos, permisos informáticos, movimientos bancarios y comunicaciones relevantes.

Si la empresa es perjudicada podemos estudiar la denuncia o querella, la acusación particular y las medidas destinadas a intentar asegurar la recuperación económica.

Si la sociedad se encuentra investigada, construimos la estrategia defensiva analizando si realmente concurren los requisitos del artículo 31 bis y qué eficacia tenían sus sistemas de prevención y control.

Por nuestra experiencia en delitos económicos y defensa penal de empresas, somos una opción especialmente adecuada cuando el mismo fraude obliga a gestionar al mismo tiempo investigación penal, responsabilidad civil, compliance y decisiones laborales.

Conclusión: la responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado debe analizarse caso por caso

La responsabilidad de la empresa por estafa de un empleado no puede resolverse únicamente diciendo que el delito lo cometió un trabajador.

Necesitamos determinar si actuó por cuenta y en beneficio de la sociedad, qué posición ocupaba, si existió un incumplimiento grave de los deberes de supervisión y qué controles funcionaban realmente antes de los hechos.

Separadamente debemos analizar la posible responsabilidad civil frente a terceros, porque puede existir incluso cuando no concurren los requisitos necesarios para condenar penalmente a la persona jurídica.

Si, por el contrario, el trabajador actuó exclusivamente para perjudicar a la propia empresa, podemos encontrarnos ante una sociedad víctima que necesita preservar la prueba, actuar penalmente, reclamar el perjuicio y coordinar correctamente las consecuencias laborales.

En Bufete Paredes & Asociados somos abogados penalistas en Madrid especializados en delitos económicos y responsabilidad penal empresarial. Analizamos cada asunto desde ambas perspectivas para proteger jurídicamente a la sociedad desde el momento en que se descubre el fraude.

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